המשרד שלכם מתנהל על פי הספר: העבודה בו שוטפת, מתבצעת במקצועיות, ואתם מרוצים ממעגל הלקוחות שלכם. אלא שיש שינויים שצריכים להתרחש, אחת למספר שנים, ואשר מצריכים מכם היערכות מיוחדת.
כרגע בדיוק הרגע בו אתם מבינים שעליכם להחליף את כתובת המשרד, הליך שאינו פשוט גם מבחינה טכנית. אנחנו נתייחס כאן למאפיינים העיקריים של הובלת משרדים, למורכבות שלה וכן נעניק לכם דגשים שיסייעו לכם לצלוח אותה בצורה הטובה ביותר.
אז למה להחליף משרד?
כצעד ראשון, יש להתייחס לסיבות בגינן השינוי המשמעותי הזה בכתובת המשרד אכן נדרש. התרחיש הראשון הוא חברה אשר מתרחבת או מצטמצמת, מסיבות אלה או אחרות, ולכן זקוקה למשרד חדש, בגודל אחר, שיוכל לבצע את עבודתו נאמנה, ולהתאים לנפח הפעילות המשתנה שלה. בהמשך לכך, חברה הפותחת סניפים חדשים נדרשת להעביר את הציוד, בחלקו, אליהם, ולכן זקוקה לשירותי הובלות.
מצב אחר בו חברה עשויה להחליט על שינוי כתובת הוא בעקבות שינוי של תחום הפעילות שלה, או אפילו קהל היעד שלה: כשעוברים מקום, אפשר מטבע הדברים לשנות גם את אלה. הסיבה המרכזית האחרונה היא טכנית במהותה, אך חשובה לא פחות – הסכמי השכירות, שלרוב מוגבלים בזמן, ועשויים לא להיות מחודשים עקב מספר לא מבוטל של סיבות.
השחקנים המרכזיים: רהיטים ומחשבים
בנקודה הזו, נדרש לסקור את המאפיינים של הובלות משרדים, חלקם ייחודיים ומסייעים להבדיל אותן, בצורה מאסיבית, מהובלות של דירות או בתים פרטיים.
מבחינת המשתנים שמרכיבים את משוואת ההובלה, מדובר כאן לרוב על רהיטים משרדיים, דוגמת שולחן מנהלים, מדפים או כונניות, חלקם אמורים להיות יוקרתיים ואיכותיים: אחרי הכול, המדובר הוא באחד מכרטיסי הביקור המובהקים ביותר של העסק שמשתכן באותו משרד.
בהמשך לכך, לא ניתן להוציא מהתמונה גם את מוצרי החשמל, המהווים ליבת העבודה של המשרד המודרני של המאה ה-21. המחשבים האישיים, המדפסות, הפקס או מכונת הצילום הם המרכזיים שבמכשירים.
עקב העלות הגבוהה שלהם, ובהתחשב בעובדה פגיעה מהם משבשת את העובדה במשרד בצורה ניכרת, ברור מדוע נדרש שההובלה תתבצע על פי הספר, ובהתאם לכללי הבטיחות.
דגשים בעת הובלת משרדים
הובלת משרדים נחשבת למורכבת יותר מאשר כזו המיועדת למגזר הפרטי, ולכן ברור שהיא חייבת להתבצע אך ורק על ידי חברות הובלה המתמחות בכך. זה מתחיל בתכנון ההובלה, ובשלבים חיוניים דוגמת אריזה או מיון של החפצים.
יש להעניק לכך תשומת לב ניכרת, ולו כדי למנוע בלבול בין החלקים השונים של המשרד (נניח, מבחינת שיוך המחשבים לכל אחד מעובדי המשרד). אריזה וסימון נכונים נראים מובנים מאליהם, אך רבים לא עושים זאת, ומגלים כי המעבר שלהם למשרד מתארך בשעות, או אפילו ימים ארוכים, עקב כך.
מבחינה טכנית, חברות ההובלה צריכות להקפיד על הרמה נכונה של הפריטים, כאשר במידת האפשר או הצורך נעשה פירוק של הרהיטים השונים לחלקיהם השונים : הדברים אמורים, למשל, לגבי רהיטים שמימדים גדולים מכדי לעבור בפתח הדלת או המעלית.
מרבית החברות מעניקות ביטוח מלא על הפריטים המועברים, מה שבוודאי תורם לשקט הנפשי של אנשי המשרד, שנכנסים לתקופה שגם כך אינה פשוטה כלל וכלל למעבר.
ראו עוד בעסקים: